Outsourcing usług logistycznych dla ESOTIQ & HENDERSON

Esotiq & Henderson S.A. (E&H) to przedsiębiorstwo zajmujące się projektowaniem, produkcją i sprzedażą produktów odzieży oraz kosmetyków. Produkty firmy dostępne są w ponad 200 salonach ESOTIQ i EVA MINGE na terenie Polski i Europy. W portfelu E&H znajdują się: Esotiq, Esotiq Formula, Henderson, Henderson Extreme Armour, La Marru, Eva Minge, Eva Minge Milano. Największa z marek Esotiq to zarazem najszybciej rozwijający się brand bielizny i lider na polskim rynku. Od wielu lat salony Esotiq zdobywają uznanie klientów nie tylko dzięki świetnemu i nowoczesnemu wystrojowi, ale także poprzez atrakcyjne akcje promocyjne oraz wydarzenia typu pokazy mody, wybory Miss czy też sponsorowanie popularnych programów telewizyjnych. Na atrakcyjność marki ma wpływ również współpraca ze znanymi postaciami ze świata modelingu jak np. Joanna Krupa oraz projektantami takimi jak Eva Minge.

„Outsourcing usług logistycznych pozwolił skupić się nam na rozwijaniu sieci sprzedaży w Polsce i zagranicą” Radosław Kreft - dyrektor operacyjny Esotiq & Henderson - Zaczęły nam doskwierać rosnące koszty zatrudnienia, widzieliśmy, że przy funkcjonujących wówczas procesach i organizacji pracy nie jesteśmy w stanie rozwijać się tak, jakbyśmy tego chcieli.”

Od początku istnienia marki, czyli od 2006 roku, firma E&H prowadziła własny magazyn i sama organizowała dystrybucję do sieci sklepów oraz klientów. Import towarów organizowany był w pełnych kontenerach, a mniejsze partie wysyłane były jako drobnica. Powodowało to zarówno niepełne wykorzystanie przestrzeni kontenera jak i długi czas tranzytu przesyłek drobnicowych.

Z czasem struktura realizowanych zamówień spowodowała, iż posiadane zasoby okazywały się niewystarczające, magazyn był przestarzały, zbyt mały, a przy tym kosztowny w utrzymaniu. Składy celne zlokalizowane były w kilku różnych miejscach co generowało kolejne koszty związane z transportem oraz ograniczało natychmiastowy dostęp do towaru. Wymagania rynku, zwiększona ilość kolekcji i sezonów, długi ‘lead time’ powodował z jednej strony zwiększenie zapasów, a z drugiej utraconą sprzedaż w przypadkach gdy towar przypłynął zbyt późno.

Sieć sklepów Esotiq na terenie polski:

W związku z powyższym zaszła potrzeba zmiany. Wyzwania jakie stanęły przed firmą to skrócenie ‘lead time’, przeorganizowanie łańcucha dostaw oraz zmiana magazynu, pociągająca za sobą przemodelowanie procesów magazynowych i dystrybucyjnych oraz optymalizację kosztów. Rozsądnym rozwiązaniem okazał się outsourcing i powierzenie procesów logistycznych specjalistom. Operator logistyczny miał za zadanie zarządzenie łańcuchem dostaw, w skali towaru przekładalnej na około 6000 pozycji asortymentowych przeznaczonych dla sieci ponad 160 sklepów własnych i franszyzowych, realizację zamówień i dystrybucję do odbiorców detalicznych, sklepów multibrandowych i hurtowni w Polsce jak i za granicą.

Oprócz zarządzania magazynem krajowym, wymogiem było stworzenie i organizacja składu celnego w jednym miejscu z łatwym dostępem do towaru na potrzeby krajowe, jak i dystrybucji do klientów m.in. z Rosji czy Ukrainy. Finalnie firma zdecydowała się na współpracę z Grupą VGL (VGL). Od początku 2010 roku VGL przejął proces importowy, a pod koniec 2011 roku doszło do podpisania kontraktu na obsługę magazynowo - dystrybucyjną.

Rozpoczęcie współpracy poprzedzone było dokładnym audytem, dzięki któremu VGL poznał potrzeby i wymagania E&H, a następnie zaproponował i wprowadził szereg rozwiązań mających na celu usprawnienie procesów oraz poprawę efektywności, redukując i stabilizując koszty związane z importem towarów i ich obsługą magazynowo - dystrybucyjną. Importowy łańcuch dostaw został całkowicie przemodelowany, stworzono model konsolidacji ładunków drobnicowych na magazynie operatora po stronie portu załadunku, w wyniku czego VGL zagwarantował E&H stałą, cotygodniową gwarancję wysyłki w konkurencyjnej cenie frachtu, niezależnie od dostarczonej ilości towarów.

Pozwoliło to na dokładne planowanie momentu wysyłki względem oczekiwanej daty dostawy i dystrybucji w Polsce, co skróciło ‘lead time’. Konsekwencją tego działania było ograniczenie zaangażowanego w towar kapitału obrotowego, całkowita redukcja kosztów przestojowego w porcie oraz dostępność towarów do sprzedaży w wymaganym czasie. Wykonywany przez VGL nadzór nad realizacją zamówień i zarządzanie dostawcami pomógł w przyśpieszeniu reakcji na opóźnienia w procesach produkcyjnych i zdyscyplinował dostawców do aranżacji wysyłek w wymaganym przez E&H czasie.

VGL zaproponował również zmianę modelu odpraw celnych, skutkiem czego było szybsze dopuszczanie towaru do obrotu i późniejsze rozliczanie należności celnopodatkowych. VGL w dedykowanej lokalizacji w Gdańsku otworzył centrum dystrybucyjne E&H i wyposażył je w odpowiednią infrastrukturę, m.in. regały paletowe wysokiego składowania; specjalne regały półkowe przeznaczone do kompletacji towaru; wózki jezdniowe wysokiego składowania oraz specjalne wózki platformowe do kompletacji.

Magazyn został również wyposażony w specjalnie zaprojektowaną infrastrukturę IT, dzięki której możliwe jest korzystanie z bezprzewodowych terminali radiowych. Nad całością procesów czuwa system informatyczny WMS, który dodatkowo automatycznie wymienia dane z systemem ERP E&H. Pozwoliło to w pełni zautomatyzować procesy magazynowe: przyjęcia dostaw do magazynu krajowego i składu celnego, realizację zamówień, wysyłkę towarów, ruchy i śledzenie towarów wewnątrz magazynu na poziomie jednostki/kartonu. Największe oszczędności wykazała zmiana w procesie kompletacji z dwustopniowej na jednostopniową oraz opcja multipickingu umożliwiająca jednej osobie kompletowanie wielu zamówień w tym samym czasie, co wpłynęło www.vgl-group.com również znacząco na wzrost efektywności. W obecnej chwili VGL jest w stanie wydawać ponad 30.000 sztuk towaru dziennie. W roku 2014 funkcjonować zaczął również sklep internetowy, który także obsługiwany jest w ramach kontraktu z VGL.

Współpraca z VGL pozwoliła na usprawnienie łańcucha dostaw, skrócenie ‘lead time’ i scentralizowanie wszystkich operacji magazynowych w jednym miejscu (magazyn krajowy i skład celny). Połączenie procesu obsługi importu towarów z procesem ich dystrybucji w rękach jednego operatora w jednym miejscu (magazyn dekonsolidacyjny operatora jest jednocześnie centrum dystrybucji Klienta) pozwala obniżyć koszty obsługi oraz ustabilizować je w perspektywie dalszego rozwoju.

Zaproponowane i wdrożone rozwiązania zapewniły poprawę dostępności w okresach szczytów sezonowych a także usprawniły proces zatowarowania salonów nowymi kolekcjami, przez co znacząco poprawiły efektywność działalności. Wiele z zadań przewidzianych dla sklepów lub wymaganych przez odbiorców hurtowych można w tej chwili wykonać na poziomie kompletacji zamówienia (metkowanie towaru przy okazji otwarcia nowych sklepów, zakładanie zabezpieczeń antykradzieżowych na produktach, dodatkowe etykietowanie towaru etc.).