LOGISTYKA ZAWODÓW TRIATHLONOWYCH ENEA IRONMAN 70.3 GDYNIA W WYKONANIU VGL GROUP
Ile wspólnego ma ze sobą triathlon i logistyka?
Ile wspólnego ma ze sobą triathlon i logistyka? Przyglądając się uważnie temu jak zawodnicy przygotowują się do startów w zawodach triathlonowych, oraz jak wygląda logistyczna strona organizacji zawodów sportowych, okazuje się że podobieństw pomiędzy tymi dyscyplinami jest bardzo dużo. Miesiące ciężkiej pracy, dużo nieprzewidzianych sytuacji wymagających natychmiastowej reakcji, umiejętność planowania, mnóstwo detali do dopracowania, nierzadko trudna trasa do przebycia, a na końcu – ogromna satysfakcja. I pomimo ogromnego zmęczenia, duża doza endorfin i rozpoczęcie odliczania do kolejnego razu.
Organizacja tak dużego i prestiżowego wydarzenia jak Enea Ironman 70.3 w Gdyni wymaga podobnie jak u zawodników, wielu miesięcy intensywnych przygotowań ze strony organizatorów oraz jego partnera logistycznego. Poprzeczka z roku na rok jest stawiana coraz wyżej, o czym świadczy obecność światowej czołówki zawodników. takich jak Daniela Ryf, Miranda Carfrae czy Timothy O’Donnell, którzy triumfowali na mecie tegorocznej edycji gdyńskiego Ironmana. W tegorocznych zawodach udział wzięło 3611 zawodników z 54 krajów świata.
Wydarzenie jest bardzo dużym przedsięwzięciem z perspektywy logistycznej. Każdy detal może zawarzyć o powodzeniu imprezy, oraz bezpieczeństwie zawodników. Podczas triathlonu nie ma miejsca na opóźnienia czy brak reakcji na sytuacje nieprzewidziane – wszystko musi być idealnie dopracowane aby zapewnić sportowcom skupienie się wyłącznie na dążeniu do realizacji osobistego celu w postaci zmierzenia się z czasem, trasą, dystansem.
Od 2 lat nad wszystkimi operacjami logistycznymi zawodów czuwa VGL Group, jeden z liderów polskiej branży logistycznej. Firma, która na co dzień świadczy usługi z zakresu spedycji drogowej, morskiej, lotniczej i kolejowej oraz zarządza łańcuchem dostaw, dzięki swej kompleksowości produktowej jest w stanie zaspokoić potrzeby nawet najbardziej wymagających klientów oraz realizować nietypowe zlecenia. Jednym z nich jest organizacja zaplecza logistycznego wydarzenia ENEA IRONMAN 70.3 Gdynia.
- Jesteśmy firmą, która swoje korzenie ma właśnie w Gdyni. To tutaj 18 lat temu swoje pierwsze kroki stawiali założyciele firmy liczącej dziś przeszło 500 pracowników w kilkunastu lokalizacjach w Polsce i na świecie. Kiedy 3 lata temu otrzymaliśmy zapytanie o wsparcie logistyki tak prestiżowego wydarzenia dla Gdyni, wiedzieliśmy że będzie to owocna współpraca. – Do udziału w zawodach zaprosiliśmy wielu naszych Klientów i Partnerów Biznesowych oraz Pracowników związanych ze sportem, również z triathlonem. Wspólnie stworzyliśmy drużynę, z ramienia której w Ironmanie wystartowało kilkudziesięciu zawodników. Partnerstwo nad ENEA IRONMAN 70.3 to nie tylko ogromne wyzwanie operacyjne ale również niesamowita radość i „team spirit”. – mówi Katarzyna Jankowska, HR Director VGL Group.
Jako Partner Logistyczny wydarzenia VGL Group odpowiada za koordynację łańcucha dostaw zaplecza logistycznego wydarzenia– w skład projektu wchodzą m.in. działania w zakresie organizacji i optymalizacji transportów drogowych zarówno tych przed zawodami, zjeżdżających z całej Polski do Gdyni, jak również transporty powrotne po zawodach, operacje magazynowe czy organizacja punktów odżywiania na trasie rowerowej oraz biegowej.
Jednym z najważniejszych elementów partnerstwa logistycznego jest zapewnienie organizacji transportów drogowych wszystkich elementów zaplecza zawodów – począwszy od elementów zabezpieczenia tras, namiotów, barierek, konstrukcji scen, żywności czy napojów na punkty odżywiania. Zaangażowanie działu spedycji drogowej w projekt rozpoczyna się już na kilka miesięcy przed wydarzeniem doborem i zakontraktowaniem odpowiednio przeszkolonych do tego celu przewoźników posiadających pojazdy spełniające wysokie wymagania organizatora.
- Rozpoczynamy pracę nietypowo, bo od zleceń które w trakcie trwania projektu realizowane będą jako jedne z ostatnich, czyli od aut obsługujących punkty odżywiania w dniu zawodów - mówi Mateusz Szerechan z VGL Group. Ostatnich, ale jakże istotnych zważywszy, że podczas zawodów dostarczanych jest sportowcom 35 tysięcy litrów wody, około 10 tysięcy litrów napojów izotonicznych oraz 3 tysiące kilogramów owoców!
Rankiem w dniu zawodów, tuż przed godziną 5.00 startuje Operacja FOOD – polega ona na załadowaniu w ciągu maksymalnie godziny -wody, żywność, owoców oraz napojów izotonicznych na auta, a następnie dostarczeniu ich na wszystkie punkty żywieniowe rozlokowane wzdłuż całej trasy zawodów. Czas ma w tej operacji ogromne znaczenie i wszystkie produkty muszą być gotowe do rozładunku na poszczególnych strefach przed godziną 7.00.
Punkty odżywiania rozmieszczone są na 25, 50 i 75 kilometrach trasy kolarskiej na Kaszubach oraz średnio co 2,5 km na trasie biegowej w Gdyni. Aby utrzymać odpowiednią temperaturę, niezwykle istotne jest skoordynowanie rozładunku żywności i napojów partiami, przez cały dzień trwania zawodów.
Istotnym ogniwem w łańcuchu dostaw imprezy sportowej jest organizacja magazynu, do którego zjeżdżają materiały od sponsorów i partnerów imprezy. Dostawy trafiają do magazynu przez 3 tygodnie poprzedzające wydarzenie. Po przyjeździe towaru na magazyn, w pierwszej kolejności jest on przypisywany do jednej z 3 kategorii. Pierwsza kategoria to materiały, które przeznaczone są do pakietów startowych dla uczestników.
- Materiały muszą być z idealną dokładnością posortowane i gotowe na 3 dni przed rozpoczęciem zawodów, następnie dostarczane są do miejsca, w którym są konsolidowane do formy, w której otrzymują je zawodnicy. Dokładność sortowania musi być 100%, nie ma tu miejsca na jakiekolwiek pomyłki , bo nie możemy dopuścić do sytuacji, gdy uczestnicy otrzymają niewłaściwą zawartość w pakietach startowych – mówi Artur Czylkowski, dyrektor Centrum Dystrybucyjnego VGL Group. Stamtąd z kolei trafiają prosto do biura zawodów, by być odebranymi przez zawodników na samym końcu tej ścieżki.
Kolejna kategoria to materiały reklamowe sponsorów i partnerów. Jest to spory wolumen materiałów oraz rzeczy ponadgabarytowych takich jak lodówki, ekspozytory, parasole czy stoły. Również dla nich zaaplikowany został indywidualny system sortowania i wysyłki na magazyn eventowy, z którego następnie realizowany jest już etap last mile delivery.
Ostatnia kategoria to produkty spożywcze – woda, napoje energetyczne, batony, żele energetyczne oraz izotoniki, przechodzące proces sortowania, czy VAS.
- Powodzenie projektu logistyki ENEA IRONMAN 70.3 to efekt pracy zespołowej, na którą składa się zaangażowanie wielu osób reprezentujących różne działy naszej firmy. Kluczem do powodzenia całego przedsięwzięcia jest szybka i efektywna komunikacja pomiędzy członkami zespołu projektowego VGL Group a organizatorami wydarzenia, firmą Sport Evolution. Zarówno przy organizacji tego typu wydarzenia, jak i podczas naszej codziennej współpracy z klientami prezentujemy elastyczne podejście oraz doradztwo w zakresie logistyki i transportu, by Klient mógł skupić się na swej core-owej działalności. – dodaje Katarzyna Jankowska, HR Director VGL Group.