Home / Case Studies / PEPCO CASE STUDY
O FIRMIE

Pepco jest jedną z najbardziej rozpoznawalnych i najszybciej rozwijających się marek na rynku sieci dyskontowych, której początki sięgają 1999 roku. Dynamiczna ekspansja w ciągu kilkunastu lat pozwoliła zbudować sieć ponad 1300 sklepów w 8 krajach w Europie, a w samym wyłącznie 2017 roku powstało prawie 300 nowych salonów. Towary Pepco, wśród których dominuje odzież i artykuły wyposażenia wnętrz znajdują ponad 12 milionów klientów miesięcznie, a skala działalności rośnie z każdym miesiącem, o czym może świadczyć liczba zatrudnionych pracowników, która przewyższa 12 tysięcy.

PRZETARG

W maju 2013 VGL Group zostało zaproszone do wzięcia udziału w przetargu na obsługę logistyczną. Zapytanie przetargowe miało wyłonić operatora logistycznego, który sprosta dalszym planom rozwojowym Pepco oraz posiada odpowiednie kompetencje i narzędzie pozwalające na ciągłą optymalizację procesów oraz kosztów transportu. Obszerna, ponad 60 stronnicowa odpowiedź przetargowa z przedstawieniem innowacyjnych rozwiązań pozwoliła zaprezentować bezpośrednio zespół firmy w kolejnej fazie przetargu.

widebox

Wyłączność na obsługę przesyłek morskich pozwoliła na dokładne przeanalizowanie łańcucha dostaw i jego późniejsze przemodelowanie w możliwie najbardziej efektywny sposób. Kluczowe rozwiązanie stanowił system zarządzania zamówieniami Ligentix, który w czasie rzeczywistym pozwala kontrolować całość łańcucha dostaw (od momentu zakupu przez klienta - złożenie zamówienia, po dostawę do centrum dystrybucyjnego).


Przetwarzanie i analiza dużych zbiorów różnorodnych danych (Big Data) pozwoliło na sprawne zarządzanie zamówieniami w czasie rzeczywistym. Nad wdrożeniem systemu pracował specjalnie powołany międzynarodowy zespół, a całość implementacji zajęła dwa miesiące. Podczas procesu wdrożenia odbyły się w Chinach warsztaty w których łącznie udział wzięło ponad 90% dostawców Pepco.


Podsumowanie ustaleń zostało spisane w formie szczegółowego dokumentu SOP (Standard Operating Procedures), stanowiącego katalog procedur operacyjnych według których pracują wszystkie strony procesu logistycznego.


Komunikacja z Pepco odbywa się poprzez system, który podzielony jest na sekcje odpowiadające poszczególnym etapom realizacji zleceń.

widebox
ZAMÓWIENIA

Zbudowane łącze EDI pozwala na wymianę danych z systemem operacyjnym klienta w czasie rzeczywistym. Autoryzacja wysyłek zamówień, które nie otrzymały automatycznej zgody dopasowując się do przyjętych przez klienta kryteriów - odbywa się poprzez specjalną sekcję systemu, która jasno podkreśla rozbieżność między planowanymi wartościami (wg zamówienia), a faktycznym bukingiem dostawcy, tym samym pozwala na sprawną weryfikację z działem planowania / zakupów klienta.


Zarządzanie informacjami w sposób ciągły przez tzw. „Control Tower”, jaki stanowi system Ligentix pozwala na weryfikację realizacji zamówień oraz terminowości. Edukowanie i wsparcie, a także mierzenie dostawców (vendor management) to jeden z kluczowych aspektów na które kładziemy ciągły nacisk. Treningi systemowe są dostarczane na bieżąco w zależności od zgłaszanych potrzeb, a poszczególne biura w portach załadunku organizują cykliczne podsumowania z kluczowymi, bądź też problematycznymi dostawcami.

BUKINGI

Każdy z dostawców otrzymał indywidualny login do systemu celem składania bukingów online, a także odpowiednie przeszkolenie podczas zorganizowanych warsztatów. Całość zmian dotycząca bukingów jest dostępna w systemie na bieżąco, a odpowiednio przygotowane „kroki milowe” są w stanie określić realną datę dostawy do centrum dystrybucji w Polsce. Regularne mierzenie kosztów transportu per CBM, a także skuteczne zarządzanie „Big Data” przyczyniło się do spadku udziału kontenerów 20’DV o 13% i wzrostu 40’HC aż o 32 %.

widebox
TRANSPORT

Wprowadzone zostało zarządzanie wysyłkami w przejrzystej formie kalendarza z dostępem do bazy dokumentów online (m.in. dokumenty handlowe dotyczące zleceń), możliwością zarządzania zapasami i elektroniczną opcją zlecania dowozów w relacji port - Pepco DC. Odpowiednia obsługa celna i precyzyjność klasyfikacji towarów przyczyniła się do znacznego zmniejszenia ilości decyzji domiarowych będących wynikiem kontroli urzędu celnego, a inny sposób zarządzania doprowadził również do zwiększenia udziału dostaw intermodalnych, co przyniosło wymierne oszczędności finansowe.

RAPORTOWANIE

Rozbudowany moduł pozwala na stały dostęp do kluczowych informacji, mierzenia parametrów, a także tworzenie nowych, indywidualnych raportów. Najważniejsze wskaźniki w postaci KPI (Key Performance Indicators) są przygotowywane w każdym miesiącu i obejmują analizę kilkudziesięciu parametrów, których omówienie odbywa się na cyklicznych spotkaniach.


“Zmiany wdrożone z pomocą zespołu Ligentia / VGL Group pozytywnie wpłynęły na efektywność naszego łańcucha dostaw i pomogły w obniżeniu kosztów z nim związanych. A dzięki rozwiązaniom systemowym oferowanym przez Ligentia / VGL Group jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować postępy przesyłek na wszystkich etapach procesu.” – Małgorzata Lipka, Import Manager / Pepco Poland

widebox
PODSUMOWANIE WSPÓŁPRACY

Rozdrobnienie zamówień, ilość dostawców oraz szybki rozwój Pepco stanowiły spore wyzwanie, ale dzięki innowacyjnemu systemowi, doświadczonemu zespołowi i wprowadzanym zmianom udało się sprostać oczekiwaniom klienta.